会议经费审计对策

2014年第1期    作者:清风    阅读(5586)

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去年底，中央发布了《关于改进工作作风、密切联系群众的八项规定》，其中特别强调要“精简会议活动”，“厉行勤俭节约”，并要求“审计部门每年要对各地区各部门会议活动等经费使用情况进行审查”。可见，会议经费控制的重要性、艰巨性和紧迫性日益凸显，如何加大会议经费使用情况的审计监督力度，建立健全和完善会议经费控制制度，是审计工作必须重视和深思的课题。

一、会议经费使用中存在的问题

会议经费是与召开会议有关的一切合理费用，而有的单位将会议经费万能化，摆出了“迷魂阵”，里面包罗的内容繁多，成为一笔糊涂账。单位把一些不合规、与会议无关的其他费用统统往里归集，随心所欲开支各种费用，甚至有的发票真实性难以确定，隐蔽性较大。审计中常见以下问题：

（一）会议费内部管理方面

1、会议费内控制度不健全。如列支会议经费，无预、结算清单或明细项目、无会议相关文件材料；有的会议经费先行支出但未见书面审核；有的会议经费发票真实性难以确定或报销票据不规范；有的会议经费结账模糊；有的开票单位有宾馆、酒店、旅行社等，但没有写明具体提供哪些会务服务，有的开票单位甚至根本不具备承办会务服务的资质。如某单位会议费中有1笔报销单摘要为“会务费”，金额高达50万元，附4张某企业发展公司开具的发票，其中5张金额9.3万元，1张金额3.5万元，没有相关预、结算清单，没有会议议程、会议签到等佐证资料。会议是否真实，内容到底如何不得而知。经过查询，该公司根本不具备承办会务服务的资质。

2、混入超支招待费。受业务招待费支出金额和比例的限制，不少单位为防止大量超支，就采取各种手段掩盖业务招待费超支的现实，粉饰财务报表。最常见的就是将部分业务招待费转嫁到会议费上，这已经是公开的秘密。他们把超支的业务招待费变成宾馆、酒店等开具的会议费发票，从而为超支的业务招待费披上合法外衣。同时，私人请客、宴请领导、朋友聚会等私人交际目的的招待费也堂而皇之地出现在其中。业务招待费摇身一变为会议费，容易找到貌似合理的支出理由或借口，容易逃避相关部门的监督检查。如某单位会议费中1笔报销单摘要为“购礼品”，金额8万元，附某大酒店开具的发票，没有礼品发放清单，也没有会议相关文件材料。经过与单位沟通，了解到其实该笔费用其实应该列入公务接待费。由于当年公务接待费已经超支，为了报表好看，所以挤占会议费。

3、会议费转嫁下属单位。不少单位为了逃避监督检查，将部分会务费转嫁给下属单位，由下属单位分散列支。如某单位的几笔会议费会计凭证摘要显示为上级单位召集会议，后面只有几张酒店发票和消费卡发卡公司的发票，经过与该单位核实，确实是为上级单位列支有关费用。如某单位会议费有2笔凭证摘要为上级召集会议，金额超过20万元，后面只有某大酒店、某网络技术公司等发票。经向单位相关工作人员了解，是上级部门与本单位领导达成一致后，列支的上级部门费用，发票用途该单位也没有过问。另外4笔会务费是连续4次参加上级单位组织的展览会费用，金额超过80万元，所附发票均为某国际旅行社有限公司开具。其中3张凭证后附发票上是上级单位部门领导签字，1张凭证所附参加人员名单，部分为上级单位相关人员，部分为政府部门相关人员。都没有预、结算清单。

（二）利用会议费变相娱乐、送礼

1、变相公款旅游。有的单位利用异地开会，包含所谓的参观考察，进一步创新拓展为夹带旅游功能的变相公款旅游。一张旅行社或旅游公司发票，不仅包括往返旅费、住宿费、旅游景点门票等，还包含礼品、纪念品等额外福利。于是，会议经费被用于参会者的福利工具，有的还延伸到家庭成员、亲朋好友，甚至作为邀请相关部门异地开会的礼尚往来用途。往往开会地点都是热门旅游路线，而会议后没有任何与会议有关的议题与成果。有的单位则索性将参加旅行社旅游的费用直接转嫁到会务费上。如某单位会议费有一笔报销单后附两张某国际旅行社有限公司开具的发票，金额共计28万元。报销说明写到某些政府部门15人考察培训费，没有预、结算清单。经过询问，单位经办人员拿出了为这些部门提供技术维护支持服务等合同，该笔款项就是单位将会务费用于支付业务联系单位考察培训费的生动例子。另外，还有1笔14万元款项直接划拨出去，摘要内容为“医院联谊会费用”，没有相关使用情况凭证，单位解释是用于每年体检单位的联谊活动。

2、变相公款送礼。一些单位为了所谓的业务发展需要，将财务上无法报销的购买礼品支出，由宾馆、酒店通过换开发票的形式，摇身一变为会务费，从而逃避监督。购置的各类礼品、纪念品，数量、规格、档次都节节攀高。除了赠送上级单位、兄弟单位、业务往来单位等外，还掺杂了私人的礼尚往来。有的将对上级部门的节日慰问、礼金，参加有关单位的开业、奠基和搬迁等的礼金支出转嫁到会务费上。有的索性把会议经费先预存进宾馆、饭店或会议中心的专门账户，用于自己或小团体的后续高档娱乐消费，或授权、馈赠利益关系方的签单消费，有的甚至用于个人私下提现送礼行贿。如某单位会议费有2笔报销单摘要分别为某系统调研会务费、与某单位共建活动会务费，金额分别为18万元和36万元，附“开联通网络技术公司”开具的发票和“商业高新技术发展公司”发票。经过查询，两家公司分别运营和管理两种预付费储值电子支付卡，但是报销单后没有附发放清单。经过向单位有关人员了解，是为了工作顺利开展，赠送给上级单位、兄弟单位或业务往来单位。

（三）利用会议费从事套现活动

1、套现发放职工福利。有的单位为了提高整体福利待遇，解决资金来源途径，扩大额外收入列支渠道，弥补规范津补贴后的所谓损失。采用会议经费发票套取现金发放职工福利，如由宾馆、酒店代为购买各类消费卡、健身卡等发放给职工作为奖金、补贴，或代为购买职工年货、月饼、粽子等，然后用宾馆、酒店加上手续费后开具的会议经费发票列支。有的将应由职工个人承担的费用作为会议经费集体报销。这样的普惠性福利发放，掩盖了单位真实的收入水平，不易被外界关注，同时单位领导赢得了所谓的支持率。如某单位会议费有1笔报销单摘要为“2011年调研费用”，金额为34万元，附该单位与某实业公司签订的调研活动承办代理合同以及相应的发票，但是没有任何调研的计划和方案，却意外发现了该单位全体在职人员和退休人员的签收单，人均3000元。经过询问单位相关工作人员，才知道原来是单位委托该实业公司购买旅游卡，用于发放给职工的福利。

2、套现返利受贿私分。虚增会议经费支出并返利的现象已成为宾馆、酒店业拉拢客户的“潜规则”。有的宾馆、酒店为招揽客源，对会议组织者实施返利行贿。因此，个人凭借会议组织及结账的职务便利，将储值卡等套现资金流入自己腰包，这实质是贪污会议经费的行为。有的单位为套取专项资金，在财政资金预算支出中故意做大会议经费，虚列会议成本套现设立“小金库”。有的单位隐瞒召开会议取得的收入，经费结余账外存放或私分；有的单位将会议结余资金存放在承办单位，套取现金；有的单位没有将会议购置的设备和器材入法定账套，形成账外资产，或者挪为私用。如某单位会议费金额较大，每隔几个月有10几万元支出，而且开具发票基本都是同一家宾馆，后面没有预算、结算清单，没有会议相关材料。由于职业敏感度，审计人员延伸到这家宾馆与其核对清单，意外发现宾馆的结算金额小于开票金额，原来由于单位内控较薄弱，一张发票就是报销会议费，无须相应证明材料。因此，经办人员利用负责会议组织及账目结算的职务便利，虚高会议成本，宾馆再将差额部分以储值卡“返还现金”，累计贪污会议经费达数10万元。

二、会议经费审计的对策

对会议经费的管理与使用进行监督，是预算执行审计中的重要内容，应重点关注以下内容：

（一）会议经费管理与使用程序方面

1、审查会议相关资料齐全完备性。会议相关资料包括立项、审批、举办过程、财务收支等资料。其中立项资料包括举办会议的依据文件、申请报告，会议经费来源和使用的预算报告；审批资料包括会议名称、地点、天数、人数、议程、经费来源与额度，审批签字情况等；举办资料包括会议名称、地点、议程日期表、参会人员签到表、会议主要材料等；财务收支资料根据不同情况不同，如果是委托办会，需要附受托方的结算明细清单、票据、合同等。如果自办会议，要办会经费使用明细清单，如果大型会议，要有物品或设备器材等购置和使用清单，制作工程或服务的承包劳务合同，涉及大额经费还要有招投标程序，最后是决算报告等资料。

2、审查会议经费资金来源合规合法性。会议经费的资金来源是确定会议经费审计方案的基础。如会议经费是财政资金，要审查会议经费是否有立项、预算计划等相关审批手续。如经费来自其他渠道，要查看是否有向下属单位或有业务往来单位摊派会议经费的情况。同时，要审查会议的立项、预算计划、实际筹资与开支的差异性，判断资金来源方面存在的其他问题。

3、审查会议经费审批程序的健全合规性。会议经费的审批程序是否健全，是确认举办会议活动合法性的重要依据。举办大型会议或活动须报请相关部门审批同意，其中申办、承办和举办国际会议或活动还须履行外事审批程序。有些单位可能没有建立健全会议经费管理制度或办法，可以先比照行政和财政管理体制，办理会议经费的审批程序手续。如果没有相应的立项批件和预算计划，相关经费就不得列支会议经费。

4、审查大型会议相关内容是否履行招投标程序。有些大型会议需要租场地、器材、布展、运行管理等，内容较多。一些主办单位为了方便起见，将会议交由相关公司协助承办，并支付一定的服务费。根据《政府采购法》和政府集中采购目录的相关规定，对政府采购服务项目，单项达到一定金额以上就必须进行公开招投标。因此，审计要关注这些承办公司的确定是否经过公开招投标。如果应公开招投标而没有履行该程序或明招暗定，要进一步审查是否有相关人员以权谋私或利用职务之便收受贿赂的情况。

（二）会议经费管理与使用过程方面

1、审查会议经费收支的真实完整性。审查会议经费收支的真实完整性、财务处理的规范性是会议经费审计的关键步骤。其一，要审查会议经费收入的完整性。通过核对出席人员签到表，收款收据等，审查是否存在隐瞒收入，如果涉及商业赞助，还需要审查赞助收入是否全额纳入收入管理。其二，要审查会议经费支出的真实合法性。不少单位为了虚列会议经费，会采用各种手法。如虚开住宿时间或房间数量，将招待费虚报成会议费或将部分会务费转嫁给下属单位，分散列支。因此，要通过审查参会人数、就餐和住宿记录，审核经费使用审批程序是否完善，是否有虚假列支，不合理支出或贪污浪费等情况，识别会议费的真实性。

2、审查会议经费使用的合法合规性。根据会议经费使用中出现的常见问题，审计中就要注意关注单位是否存在置换招待费、变相公款送礼或公款旅游、返利受贿私分、套现发放职工福利、费用转嫁给下属单位等情况。因此，要仔细核对会议资料，计算住宿人数和天数等，准确核实会务费；仔细查阅场地租赁协议、餐费的消费清单，交通用车记录等，识别会务费真实性。必要时要延伸审计下属单位，核对会议方案、内容、规模等，数据量较大时，可采用年度趋势分析法，观察审计时间段内数据是否有异常，查看是否存在与下属单位无关的会务费支出。

3、审查会议经费结余和物资处理合法合规性。根据规定，召开会议取得的各项收入必须统一纳入预算管理，属于财政资金安排的会议活动费结余应全额上交财政。因此，要审查是否存在隐瞒会议经费结余，账外存放的情况；是否有未经审计，自行结算的情况。必要时，要延伸审计会议承办单位，审查有无将会议结余资金存放在承办单位形成账外“小金库”的情况。一般会议购置的设备和器材等都应登记入账，会议购置或赞助取得的各项财产物资在会议结束后应列入单位固定资产，或及时变价上交财政。

作者单位：上海市委宣传部审计室