预付定金为什么会成为泡影？——内控案例分析与警示之八

2010年第5期    作者:李敏    阅读(6011)

【来源:《上海注册会计师》 查看本期目录】

案例介绍

盲目采购与管理失控可能是采购资金流失最重要的原因之一。

某年，深圳某公司向港商订购彩电，由于当时彩电生意很火，港商因此要求预付半数定金，该公司求货心切，合同签定以后，立即支付800万元的定金，该定金是货款的一半。结果因港商远离香港，潜逃无踪，企业因此上当受骗，血本无归。

上海某无线电厂生产彩电，因当时生产缺少显像管，非常急于寻找供货方。经人介绍有货供应，在不了解该供货方营业执照、经营许可、信用现状等有关资信的情况下，既没有实施任何询证等调查手段，也没有履行内部控制程序，经主管领导同意就向深圳某公司一次定货20000个显像管，并预付了定金1750万元，该定金又是货款的一半。结果深圳某公司却一直无货供应，后几经交涉，并通过法院、工商行政管理部门的处理，好不容易才将1750万元预付款收回。

在类似的其他案例中，也不排斥企业内部人员利用职权，营私舞弊，内外勾结，假借预付定金的名义，将资金抽走，占为己有，或化公为私，予以侵吞等。凡此种种案例一再告诫人们，在纷繁复杂的经济交往中，加强采购环节中预付款的内部控制确实非常必要。

案情分析

从表面看，上述失控情形是企业因求货心切、因受骗上当而造成的直接经济损失；而从内控角度分析，是由于企业控制意识缺失、工作粗枝大叶等产生的管理失控。在不了解供货方信用状况与否以及有无货物供应的情况下就盲目预付款项（定金），这样的企业与管理现状确实是很容易上当受骗的，教训十分深刻。

如何加强采购环节中预付款的内部控制，至少应当关注以下几个方面：

（一）应当建立严格的订货控制制度

订货是整个进货过程的核心，通过订货程序控制，有助于控制企业整个进货过程。而一个人主观武断说了算，无视订货程序控制的企业，很容易导致舞弊或损失产生。

通常，订货控制应主要考虑以下几个方面的重要环节：

1．慎重选择供货单位，必要时派人到供货单位调查其设备状况、技术水平和产品质量；

2．审核供货单位的供货条件，其中包括价格、运费、运货能力、以及维修服务能力等；

3．调查了解有关供货单位的信誉和财务状况等。

企业只有在充分考虑上述因素后，采购部门才可以择定供货单位，签订合同或发出订货单。

（二）应当建立严格的合同审核制度

上述案例中预付一半定金的合同并不符合合同管理的要求，无效的合同在缺乏内部控制的企业中却通行无阻，实在令人担忧。

企业采购部门在办理付款业务时，应当对采购合同协议约定的付款条件以及采购发票、结算凭证、检验报告、计量报告和验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核，并提交付款申请，财务部门依据合同协议、发票等对付款申请进行复核后，提交企业相关权限的机构或人员进行审批，办理付款。

《企业财务通则》要求企业建立合同财务审核制度，明确业务流程和审批权限，实行有效财务监控。合同是企业业务流程的源头，合同签订是对双方权利、义务的约定。合同通常由业务人员签订，但由于业务人员对财务管理、会计核算不一定精通，一经签订会影响企业的收益、资金流量、成本费用、税收等诸多方面事项，业务性质也无法改变。建立合同的财务审核制度，可以促使企业将财务风险管理的关口前移，通过合理安排资金，规范支出事项，有效防止不规范行为的发生，发挥财务“提前参与”的监督作用。

财务部门应根据生产进度计划、采购计划、请购单、采购合同以及经批准的预付款项，才能办理预付款的支付手续。财会部门应当参与商定对供应商付款的条件，尤其要认真审查预付款的合同，必要时聘请法律顾问审查。如果是分期预付款项的，应严格分期支付手续。

（三）应当建立与健全后续检查制度

采购部门在发出订货单并办妥预付款手续以后，供应单位是否能按订货单所定的条件交货，需采购部门经常关注。采购人员在必要时可到供货单位查看产品的生产进度和检查质量，以保证供货单位按条件发货。同时，采购人员还应掌握本企业的生产进度，以确保供货单位的交货能够满足本企业的生产需要。采购部门对所进行的后续检查工作应做记录，以全面掌握材料的供应情况。

（四）应当建立与健全及时报告制度

采购人员或其他相关人员一旦发现供应单位有异常情况或有上当受骗的迹象，就应当及时报告上级主管部门，并及时处理，以尽量减少或挽回损失。

应当看到，加强采购与付款环节的控制应当深入、具体、细致、周到，并注重实效。

作者单位：上海经隆会计师事务所