如何监控销售环节与发票管理？——内控案例分析与警示之九

2010年第6期    作者:李敏    阅读(8488)

【来源:《上海注册会计师》 查看本期目录】

案例介绍

销售是指企业出售商品（或提供劳务）及收取款项等相关活动。销售管理一旦失控，舞弊行为将导致企业利益受损。

某生物制品厂厂长盛某通过将大量的销售货款截留在代理出口单位甚至转移货款，贪污了销售款400多万元。经调查证实，盛某采用的手段是少开发票，截留收入，通过代理出口单位将贪污的货款转移到了其私人开的企业等，从中舞弊。

由于该厂财务管理混乱，内部管理失控为盛某贪污行为大开了方便之门。例如，财务科习惯于根据盛某的指令开具销售发票，盛某说开多少就是多少；仓库管理形同虚设，没有完整的库存明细账及货物进出库记录；销售成本结转按估算的毛利率倒算得出；产成品因为只有总账，所以产品存货应该是多少，谁也说不清，以至于通过库存盘点，实物结存数量与按产成品总账计算出的产品单位成本大大超过售价。查账人员也正是通过以上这些不正常现象，顺藤摸瓜，才查清了盛某利用职务之便少计收入与成本从而进行贪污货款的事实。

案情分析

这是一个销售与收款环节严重失控的典型案例。盛某的手法并不高明，如果按照企业内部控制的要点，这个企业只要对销售与收款环节加以监控，盛某的阴谋早就败露，不至于如此胆大妄为。

1．按照内部控制规范规定，企业应当建立实物资产管理的岗位责任制度，对实物资产的验收、入库、领用、发出、盘点、保管及处置等关键环节进行控制，防止各种实物资产被盗、毁损和流失。但上述案例中的企业，从成品出库到销售发货直至货币回笼都缺乏稽核与监控。如果案例中的仓储部门发货人员根据加盖现金收讫章、银行收讫章的发货凭证或经授权批准的赊销通知书发货；发货时对商品的品种、规格、数量等进行认真复核；大宗的、大额的发货还有第三人进行复核；并及时将赊销通知书及盖有货币收讫章的发货凭证返回财务部门，作为记录应收账款或销售款的依据，这样的话，盛某随心所欲地发货就能得到抑制。如果财务部门能根据发货凭证逐笔登记存货明细账，并定期与销售部门的销售业务登记簿核对，与仓储部门的存货明细账、存货收发存日报表或月报表核对，盛某发出的货物与收到的货款对不拢的问题当时就会暴露出来。

2．按照《企业内部控制应用指引第9号——销售业务》的规定，企业销售部门应当按照经批准的销售合同开具相关销售通知。发货和仓储部门应当对销售通知进行审核，严格按照所列项目组织发货，确保货物的安全发运。企业应当严格按照发票管理规定开具销售发票，严禁开具虚假发票。企业还应当做好销售业务各环节的记录，填制相应的凭证，设置销售台账，实行全过程的销售登记制度。企业严格按照上述规定办理销售与收款业务，相信盛某将在理智的权衡中放弃如此胆大妄为的舞弊行为。

3．在销售与收款环节转移或隐匿收入进行违法乱纪的手段很多，而开具发票时没有以客户的购货定单、发货通知单等凭证为准，蓄意让销售款“飞过海”的手段最为常见。例如，填制发票上的数量没有依据发货通知单上载明的实际发运的货物数量记录，开票金额与实际数额有意不符等等。其实，只要有心监管，将发货运单与订货单、销售单进行核对就能发现其中蹊跷，或者加强开票过程中的授权批准与职务分离，而不是“睁一只眼闭一只眼”，许多犯罪分子就不会那么肆无忌惮了。

盛某之所以轻易地偷逃销售收入，随意地转移资金，把应属于公家的大笔钱款捞进自己腰包，如此肆无忌惮地造假和转移资金，与该企业没有建立规范的销售管理制度与应收账款管理机制，缺乏严格的货币资金控制制度有着直接的关系。

4．目前，已经发现利用发票进行舞弊，从而转移或隐匿收入的手段五花八门，不胜枚举，例如：

（1）不开发票。这种情况多发生在罚没收入、提供劳务和出售账外物资等活动中，或者按领导旨意不开发票，交存小金库或私自瓜分。

（2）开白发票。俗话叫打白条，即在白纸上书写证明收支款项或领发货物的字样。有一些企业以收据代替发票，或以发票存根联、记账联冲作报销单。还有的企业不按规定用途开具发票，用饮食发票代替零售批发的商业发票。

（3）虚开发票。某些企业为了入账方便或个人谋求私利，采取在发票上虚列商品名、虚报价格、数量、日期等以此蒙混过关。

（4）阴阳发票，即大头小尾发票，发票的存根联、记账联、收款联、报销联，前后填开不一致的数量和金额，并将差额挪作他用。

（5）金蝉脱壳。有些企业，在办理税务登记、领购发票后，经营一段时间后，踪影全无，变成了逃亡户，发票也不知去向。由于发票是税款的变相体现，发票丢失可能意味着税款的流失。

（6）开票中介。有的不法商人成立所谓的公司，以出售增值税专用发票为生，赚取一定数额的手续费。

（7）拒开发票。有些个体户，在生产经营中，以没有发票为由，拒绝给购买者开具发票；或者以降价手段诱惑消费者，以达到不开发票少缴税款的目的。

（8）黑市交易。常常有一些票贩子聚集在车站、码头、地铁等公共场所，私售一些非法发票，种类由餐饮业发票到增值税专用发票，一应俱全，给国家造成严重损失。

（9）以假乱真。在黑市交易中，有许多假的增值税专用发票。有些企业无视税法的严肃性，购买一些假发票入账，结果势必给企业带来很大的危害。

5．销售发票是确认收入的有效凭证和纳税的重要依据。如果对销售发票控制不严，极有可能导致企业财务状况和经营成果核算不实，引发众多的舞弊行为。为此，应特别注意以下几点：

（1）开票时要以有关单据为依据，如客户的购货定单、发货通知单等。

（2）发货通知单上的还需编号，以保证所有发出货物均要开单。

（3）发票开具对象的名称应同主要客户一览表或客户购货定单相对照，以防止“不开发票”或“虚开发票”等舞弊现象。

（4）发票上的数量必须以发货通知单上载明的实际发运的货物数量记录或完成的劳务数量记录为依据，并应受到除记录发运数量的其他有关人员的检查。用以防范“阴阳发票”等现象。

（5）发票上的价格必须以信贷部门和销售部门批准的金额或价格目录表为依据，并应受到独立于销售职能的其他人员的检查，这主要也是为了防范“阴阳发票”现象。

（6）发票上算出的金额和其他内容应受到其他独立于发票编制人的复核。防范“阴阳发票”等情况的出现。

（7）发票总额应加以控制，即所有发票应加出合计金额，以便同应收账款或销货合计数相核对。

6．实践经验证明，健全严密的报销制度，履行完善的审核程序确实可以防范和遏制“虚开发票”等现象的产生，有关部门能够各司其职，全面加强对发票整体的复核将有助于尽早发现假发票等。

发票是财务工作最重要的原始凭证之一。发票应向主管税务机关统一领购，领购后应当设立发票登记簿，并定期向税务机关报告发票使用情况，已经开具的发票存根联和登记簿应当保存5年，保存期满方可报经税务机关查验后销毁。规范发票领购和使用等手续，可以有效地制止“黑市交易”，“以假乱真”和“金蝉脱壳”等手段。

7．企业应当加强对销售、发货、收款业务的会计系统控制，详细记录销售客户、销售合同、销售通知、发运凭证、商业票据、款项收回等情况，确保会计记录、销售记录与仓储记录核对一致。企业还应当指定专人通过函证等方式，定期与客户核对应收账款、应收票据、预收账款等往来款项。

综上所述，企业应当按照《企业内部控制应用指引第9号——销售业务》的规范要求，结合实际情况，全面梳理销售业务流程，完善销售业务相关管理制度，确定适当的销售政策和策略，明确销售、发货、收款等环节的职责和审批权限，按照规定的权限和程序办理销售业务，定期检查分析销售过程中的薄弱环节，采取有效控制措施，确保销售与收款安全健康的进行。

（作者单位：上海经隆会计师事务所）